تخطيط السيناريو ودوره في إدارة المخاطر والأزمات

تتميز بيئة الأعمال المعاصرة بالتغيرات ، يعتمد البقاء على قيد الحياة تمامًا على مدى قدرة المنظمات على التكيف مع التغييرات، يحتوي التخطيط الاستراتيجي التقليدي على عناصر صلابة حيث لا تستطيع المنظمة الاستجابة للتغيرات البيئية. 

نتيجة لذلك ، يتراجع أداء الأعمال عندما تجعل التغييرات البيئية من الصعب تحقيق الأهداف المحددة . 

تخطيط السيناريو 

هو الحل لعدم اليقين البيئي. يؤكد هذا النهج في التخطيط على تصور المستقبل بدلاً من التنبؤ، تؤكد الخطط الإستراتيجية على التنبؤ مما يعني أن الخطة الإستراتيجية تقوم على افتراض أن الاتجاهات السابقة تحدد البيئة المستقبلية.

يؤدي إلى تحديد الأحداث والظروف المستقبلية المحتملة ذات الصلة بالعمل، بعد تحديد الأحداث المستقبلية ، يتم إجراء تقييم لتحديد الآثار المترتبة على الأحداث على المنظمة. 

الأفكار المتنوعة مدعوة للمساعدة في تحديد التأثيرات المحتملة للأحداث على الأداء التنظيمي. يوفر تحديد العواقب أساسًا لاتخاذ القرارات المتعلقة بالاستجابة لهذه الظروف لتعظيم الفوائد التنظيمية. 

لذلك ، فإن تخطيط السيناريو يمكّن المنظمة من اتخاذ القرارات المناسبة عند الاستجابة للتغيرات في البيئة.

من الواضح أن المنظمة التي تسعى إلى النجاح في بيئة الأعمال اليوم يجب أن تكون مستعدة لاستغلال قدرات تخطيط السيناريو، إنه يخلق فوائد محددة تمكن المؤسسات من اتخاذ القرارات المناسبة بما يتماشى مع السيناريوهات في البيئة، بسبب هذه الفوائد ، يسعى المديرون جاهدين لتنفيذ التخطيط على الرغم من مواجهة العديد من التحديات، المنظمات التي نفذت في الماضي تخطيط السيناريو حققت فوائد محددة.

يشجع تخطيط السيناريو على التشكيك في الافتراضات حول البيئة المستقبلية، يتم وضع الخطط للمستقبل مما يعني أنها يجب أن تكون ذات صلة بالقوى والقوى المستقبلية. 

يتطلب تخطيط السيناريو من المديرين أن يفحصوا عن كثب الافتراض الذي تم استخدامه كأساس لصياغة الخطط الحالية بهدف التأكد من صحتها، يتم اتخاذ القرارات المناسبة فقط عندما تكون هناك افتراضات دقيقة حول الدوافع والقوى المستقبلية. حقيقة أن بعض الافتراضات كانت مناسبة عند اتخاذ القرارات الحالية لا تعني أن الأمر نفسه وثيق الصلة بالقرارات المستقبلية.

إنه يعزز التفكير الإبداعي حيث يتعين على المديرين التفكير فيما يتجاوز الخطط العادية . بمعنى آخر ، يُطلب من المديرين فحص المتغيرات في البيئة بشكل نقدي بهدف تحديد كيفية أداء المنظمة بشكل إيجابي في البيئة المستقبلية. 

الإبداع

هو أساس اتخاذ القرارات السليمة مما يعني أن تخطيط السيناريو يمكّن المديرين من اتخاذ قرارات الجودة التي تمكن المنظمة من التفاعل مع حقائق البيئة. 

يؤثر الإبداع على فائدة الفرص للمؤسسة. المنظمات التي تتميز بقوة عاملة مبدعة قادرة على تحقيق أقصى استفادة من الفرصة. يمكّن الإبداع أيضًا المنظمة من اتخاذ أغطية مناسبة ضد التهديدات. تخطيط السيناريو . 

لذلك ، يدعم تخطيط السيناريو تقييم وتحسين التخطيط الاستراتيجي، يتضمن التخطيط الاستراتيجي اتخاذ القرارات الرئيسية التي تحدد اتجاه المنظمة. التنبؤ هو مشاركة مهمة في التخطيط الاستراتيجي لأن الخطط الموضوعة موجهة نحو المستقبل. يجعل تخطيط السيناريو البيئة المستقبلية أكثر حيوية لأنها تهتم بتصور السيناريوهات المستقبلية. 

ونتيجة لذلك ، فإنه يساعد المديرين على تحديد ما إذا كانت الخطة الاستراتيجية الحالية قابلة للتطبيق في البيئة المستقبلية. وبالتالي ، فإنه يمكّن المدير من اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بتخصيص الخطط الاستراتيجية لتناسب البيئة المستقبلية. يقدم التخطيط الاستراتيجي عدم المرونة في العمليات التي تجعل من الصعب الاستجابة للتغيرات في البيئة.

يعزز العمل الجماعي في صنع القرار الذي يحسن جودة القرارات. يتضمن تخطيط السيناريو دعوة أصحاب المصلحة لتسهيل التنبؤ بالأحداث المستقبلية المحتملة . مثل هذه المشاركة تعزز التعاون بين المشاركين لأنهم يتبادلون الآراء بحرية. أصحاب المصلحة الداخليون المعنيون هم من مستويات مختلفة تمكن المديرين ومرؤوسيهم من التفاعل دون قيود. تظهر العديد من الدراسات أن تقليص المسافة الاجتماعية بين المديرين والموظفين هو أحد أكثر وجهات نظر التحفيز فعالية. يستطيع المرؤوسون التفاعل بحرية مع رؤسائهم مما يسمح لهم بالتعبير عن آرائهم عند اتخاذ قرارات حاسمة. القرارات التي يتم اتخاذها من خلال المشاورات مثل تخطيط السيناريو ذات جودة عالية لأنها تتضمن آراء متنوعة. يتم احتضانها أيضًا على جميع المستويات نظرًا لأن الموظفين يتم تمثيلهم بشكل كافٍ أثناء تخطيط السيناريو. إن روح الفريق التي يتم إنشاؤها من خلال تخطيط السيناريو تمكن المنظمة من تحقيق التآزر في عملياتها.

معوقات تخطيط السيناريو

قد يفشل المدير في جني فوائد تخطيط السيناريو بسبب بعض العقبات. من الضروري للمدير تحديد هذه العقبات والتوصل إلى طرق للتغلب عليها. التهديد المألوف هو عائق رئيسي أمام التنفيذ الفعال لتخطيط السيناريو. قد يتم تضليل المدير الذي اعتاد على ذلك من خلال الافتراضات الناتجة عن تحليل الحساسية . 

فشلوا في إجراء تقييم مناسب للتأكد مما إذا كانت أوجه عدم اليقين التي يركزون عليها هي الأكثر أهمية.

ونتيجة لذلك ، ينتهي بهم الأمر بإعطاء تركيز غير مبرر على أوجه عدم اليقين التي ليست مهمة في مستقبل المنظمة. يمكن أن ينبع مثل هذا الخطأ من الانخراط في تخطيط السيناريو في الماضي حيث تم التركيز على متغير محدد يضع المنظمة في مكانة مواتية في البيئة. 

قد يفترض المدير أن نفس المتغير وثيق الصلة دائمًا بفشل المؤسسة في اعتبار البيئة ديناميكية. يمكن أن يغري الإلمام المدير أيضًا بتفويض تخطيط السيناريو للمديرين المبتدئين الذين يفتقرون إلى الخبرة الكافية للتعامل مع القضايا الإدارية المعقدة. 

يتم التغلب على هذه العقبة بالفشل في الاعتماد على تحليل الحساسية. يجب على المديرين أيضًا عدم تفويض التخطيط للموظفين المبتدئين لأن المشاركة أمر بالغ الأهمية في تحديد نجاح المنظمة.

هناك عقبة أخرى وهي إعطاء وزن للأحداث غير المتوقعة. يؤكد تخطيط السيناريو على تحديد الأحداث المستقبلية وتنفيذ التدابير لمواءمة المنظمة مع الحدث المستقبلي. 

تختلف هذه الأحداث فيما يتعلق بتأثيراتها على المنظمة. بعضها مهم أكثر من البعض الآخر مما يجعل من الضروري التركيز فقط على الأحداث التي لها تأثير كبير على المنظمة. يؤدي الفشل في تحديد الأولويات الصحيحة إلى إضاعة المنظمة الكثير من الوقت في الأنشطة التي لا تضيف قيمة. لا يمكن للمديرين الذين يفشلون في تحديد الأولويات الصحيحة جني ثمار تخطيط السيناريو. 

لذلك يجب أن يركزوا على تصنيف الأحداث على أساس الأهمية لضمان تحديد الأولويات الصحيحة.

الاستقرار 

هو أيضا عقبة أمام تخطيط السيناريو. يفتقر المدراء المطلعون على البيئة المستقرة إلى القدرة على التنبؤ بالأحداث العادية . تستند مشاركتهم في تخطيط السيناريو على افتراض أن المستقبل سوف يشبه الماضي. مثل هذا الرأي المتحيز يجعل المديرين يفقدون الموضوعية عند الانخراط في تخطيط السيناريو. 

البيئة ديناميكية وقد تختلف البيئة المستقبلية اختلافًا كبيرًا عن الاتجاهات السابقة. يعتمد نجاح الأعمال التي تعمل في بيئة ديناميكية على القدرة على الاستجابة للتغيرات في البيئة. تمكن الاستجابة السريعة للبيئة المنظمة من استغلال الفرص وفي نفس الوقت تنفيذ تدابير لتقليل آثار التهديدات. 

الثقة الزائدة

تعيق التخطيط الفعال للسيناريو. يبدأ تخطيط السيناريو بتحديد سيناريوهات محددة يتم بعدها تحديد التهديدات والفرص في كل سيناريو. يتمتع بعض المدراء بفهم جيد للتهديدات والفرص المتعلقة بكل سيناريو. 

نتيجة لذلك ، ينتقلون مباشرة إلى تنفيذ مسار العمل. لقد دمرت الثقة الزائدة العديد من الشركات بسبب الفشل في تقدير أن السيناريو المستقبلي مختلف تمامًا عن الظروف الحالية.

لذلك ، من الضروري أن يتعامل المديرون مع كل سيناريو بشكل مختلف مع الأخذ في الاعتبار أن الفرص والتهديدات التي يقدمها كل سيناريو تتغير باستمرار.

يعد الفشل في دمج الآراء المتنوعة  في الخطط أيضًا عقبة أمام التخطيط الفعال للسيناريو. لا يمكن لمدير واحد أن يكون فعالاً في تخطيط السيناريو. 

يعتبر العصف الذهني 

خطوة حاسمة في تخطيط السيناريو الذي يتطلب من المديرين دعوة آراء مختلف أصحاب المصلحة. تعتمد جودة تخطيط السيناريو على تنوع الأفكار. تؤدي المزيد من الأفكار إلى تكوين فكرة واضحة عن الشكل المحتمل للأحداث في البيئة المستقبلية. يجب على المدير تبني الديمقراطية في تخطيط السيناريو لتمكين مختلف أصحاب المصلحة من إبداء آرائهم حول تخطيط السيناريو. 

لذلك ، هناك حاجة إلى فرق لإنجاح تخطيط السيناريو في أي منظمة.

خطط إدارة المخاطر والأزمات

تعتبر إدارة المخاطر والأزمات مهمة في المنظمة بسبب حالات عدم اليقين التي تواجه المنظمة. 

إدارة الأزمات

 هي عملية التعامل مع حالة طارئة تواجه المنظمة.

إن تطبيق الاستراتيجيات هو الذي يساعد المنظمة على التعامل مع حدث سلبي كبير. توفر الإدارة إطارًا لكيفية تعامل المنظمة مع أزمة بعد أن تضرب المنظمة. من ناحية أخرى ، تهتم إدارة المخاطر بتحديد وتقييم والتعامل مع المخاطر. قد يتضمن الرد على المخاطر السيطرة على المخاطر أو قبولها أو تقليلها أو التخلص منها. توضح خطة إدارة المخاطر كيفية استجابة المؤسسة لأنواع مختلفة من المخاطر.

أهمية الخطط في إدارة المخاطر والأزمات

تخلق خطط إدارة المخاطر والأزمات فوائد محددة للمؤسسة. توفر الخطط توجهاً سليماً أثناء الأزمة. يشرح بالتفصيل الإجراءات المحددة اللازمة عندما يضرب حدث ضار.

تم تحديد أهداف الإدارة بوضوح والتي توجه جهود مختلف أصحاب المصلحة. 

لذلك ، فهم يضمنون عدم إهدار أي جهد في السعي لتحقيق أهداف لا تتماشى مع مصالح المنظمة أثناء الأزمة. تعزز خطة إدارة الأزمات والمخاطر الابتكار. 

يتم وضع خطة مسبقة تمكن أصحاب المصلحة من ممارسة الإبداع والابتكار عند إنشاء حلول للمخاطر المحتملة. 

البحث 

هو عنصر أساسي في التخطيط يتطلب من أصحاب المصلحة التحقيق في عوامل الأبعاد الواسعة التي تؤثر على تعرض المؤسسة. يوسع البحث وجهات نظر المشاركين فيما يتعلق بالمشاكل التنظيمية. تقلل الخطط من عدم اليقين في إدارة المخاطر والأزمات. 

تتضمن عملية التخطيط المتعلقة بالأزمة وإدارة المخاطر تصور احتمالات وقوع مصائب معينة على منظمة. يساعد تحديد احتمالية حدوث مخاطر معينة في إزالة الشكوك في الإدارة. 

خطة تدعم السيطرة في إدارة الأزمات والمخاطر. يتم استخدام الأهداف المحددة بوضوح في الخطط كمعايير لتقييم الأداء في إدارة المخاطر. 

تتضمن إدارة المخاطر والأزمات تنفيذ تدابير محددة لإنقاذ المنظمة من التداعيات السلبية للمصائب. يتم استخدام الخطة لقياس فعالية هذه التدابير التي تسهل تنفيذ التدابير التصحيحية. 

تتحقق فعالية إدارة المخاطر والأزمات فقط عندما يتم تحديد الانحرافات السلبية في الوقت المناسب وبالتالي دعم التنفيذ الفوري للإجراءات التصحيحية. تدعم الخطة اتخاذ القرار لأنها تحدد بوضوح الغرض من إدارة المخاطر. توجه الأهداف المحددة في الخطط صانعي القرار عند اختيار البدائل لأنهم قادرون على تصور كيف يمكن لكل بديل أن يدعم تحقيق أهداف محددة. 

أخيرًا ، تساعد خطة إدارة الأزمات أو المخاطر في التخلص من الأنشطة غير ذات القيمة المضافة . تنص بوضوح على أهداف الإدارة التي تمكن أصحاب المصلحة من فهم الإجراءات المحددة التي تدعم تحقيق هذه الأهداف.

عناصر خطط إدارة الأزمات والمخاطر

تختلف خطط إدارة المخاطر والأزمات بسبب الاختلافات الجوهرية بين المنظمات فيما يتعلق بالتعرض للمخاطر. ومع ذلك ، فإن الخطط لديها بعض العناصر الأساسية. تتضمن هذه العناصر المنهجية والتوقيت والميزانية والضوابط والمسؤوليات والتواصل وفئات المخاطر وأصحاب المصلحة . يجب أن تحتوي الخطة المثالية على هذه العناصر وعدم وجود أي منها يضر بجودة الخطة.

تعد المنهجية عنصرًا مهمًا في الخطة لأنها توضح البيانات والأدوات المستخدمة في إدارة المخاطر. تعتمد فعالية إدارة المخاطر على توافر البيانات ذات الصلة. تدعم البيانات عملية اتخاذ القرار التي بدورها تعزز الموضوعية في إدارة المخاطر. تتطلب إدارة المخاطر والأزمات أدوات وتقنيات مختلفة وتحدد الخطة فائدة هذه الأدوات.

يجب أن توضح الخطة الإطار الزمني لتنفيذ التدخلات المختلفة. يجب أن ينص بوضوح على بروتوكول تنفيذ التدخلات بما يتماشى مع أهداف إدارة الأزمات والمخاطر. لا يمكن أن تكون الخطة فعالة إلا إذا كانت هناك مواصفات لكيفية ووقت تنفيذ التدخلات. يؤدي عدم وضع مثل هذه المواصفات إلى ارتباك في التنفيذ.

يجب أن تتضمن الخطة ميزانية لتنفيذ التدخلات المختلفة لتخفيف المخاطر. يجب أن تشير الميزانية بوضوح إلى المتطلبات من الموارد وتخصيص هذه الموارد. 

إدارة المخاطر والأزمات في المنظمة مكلفة. يتم تكبد أعلى التكاليف عند تنفيذ تدخلات محددة. تقسم الميزانية إدارة المخاطر إلى مراكز تكلفة محددة تحدد بوضوح الآثار المترتبة على تكلفة كل نشاط. تساعد الميزانية أصحاب المصلحة المشاركين في إدارة المخاطر في اتخاذ القرار. 

لذلك ، فهو يساعد في تخصيص الموارد النادرة.

مراقبة الجودة 

هي عنصر حاسم في الخطة. هناك توضيح واضح لكيفية تنفيذ ضوابط محددة أثناء إدارة المخاطر لتسهيل تحقيق أهداف محددة. تم تفصيل آليات التحكم في الخطة التي توضح كيفية معالجة الانحرافات لضمان استمرار تنفيذ استراتيجيات التخفيف في المسار الصحيح.

توفر الخطة تفاصيل حول تطبيق الموارد البشرية في الإدارة. يشارك أشخاص مختلفون في الإدارة مما يجعل من الضروري تحديد أدوار ومسؤوليات كل شخص. يوفر تقسيم آليات المسؤولية أساسًا لتقييم أداء كل مشارك. بمعنى آخر ، يتم استخدام تفاصيل الموارد البشرية في الخطة كأداة لتقييم الأداء.

يتم توفير تفاصيل حول المخاطر في الخطة. يتم تصنيف المخاطر في فئات لمساعدة أصحاب المصلحة على فهم المخاطر ذات الصلة التي تواجه المنظمة بوضوح. يتم توفير احتمالية كل خطر أيضًا لمساعدة أصحاب المصلحة في تحديد الأولويات. إلى جانب الاحتمالات ، يتم تقديم تفاصيل حول تأثير كل خطر. 

أخيرًا ، تحتوي الخطة على قسم يقدم تفاصيل أصحاب المصلحة الرئيسيين. يتم تحديد الأدوار ومدى تحمل المخاطر لكل من أصحاب المصلحة.

تخطيط السيناريو في خطط إدارة المخاطر والأزمات

يوفر تخطيط السيناريو أساسًا لتطوير خطط إدارة الأزمات والمخاطر. حقيقة أن تخطيط السيناريو يتضمن تصور المستقبل يجعله يوفر رؤية قيمة عند إنشاء الخطط. 

يتم إنشاء هذه الخطط لمعالجة المصائب المستقبلية التي من المحتمل أن تواجه المنظمة. يساعد تخطيط السيناريو المخططين في الحصول على فهم أكثر دقة للسيناريوهات المستقبلية في المؤسسة. 

يتم تقييم ملاءمة الخطة بناءً على مدى انعكاسها للظروف المستقبلية. هذا يعني أن تخطيط السيناريو يجعل خطط المخاطر والأزمات أكثر صلة بالبيئة المستقبلية.

في الختام ، يمكّن تخطيط السيناريو المؤسسات من اتخاذ القرارات المناسبة من خلال مراعاة الظروف المستقبلية. هذا النهج في التخطيط يخلق العديد من الفوائد للمنظمات ولكن هناك عوائق لتنفيذه. 

تعتبر إدارة المخاطر والأزمات مهمة وتدعم إدارة السيناريوهات إنشاء خطط سليمة فيما يتعلق بالمهمتين.

شكرا لكم